Unsere leistungsstarken Funktionen
im Überblick

Seit September 2022 ist Arbeitszeiterfassung Pflicht!

Arbeitszeiterfassung

Mit einem Klick zuverlässig buchen – Je nach Einsatz und Situation verschiedene Status buchen: Kommt, Geht, Pause, Homeoffice, Dienstgang. Ergänzend kann der Status mit individuellen Zusatzinformationen versehen werden.

Perfekte Buchungskontrolle im Self-Service – TimeTracking erlaubt auf komfortable Art und Weise vergessene Buchungen nachzupflegen. Nachträgliche Korrekturen können ohne umständliche Prozesse und Korrekturbelege schnell und einfach durchgeführt werden.

Eine ausgefeilte Genehmigungsfunktion unterstützt mit Hilfe einer Prüfinstanz das Vier-Augen-Prinzip.

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Buchbare Status: Kommt, Geht, Pause, Homeoffice, Dienstgang
Zusatzinformationen zu einer Buchung: z.B. bei Dienstgang der Name des Kunden
Manuelle Buchungen: Im Nachhinein Buchungen manuell erfassen
Ansicht der Buchungen: Die eigene Buchungsliste in den Zeiträumen Tag, Woche, Monat einsehen
Stundenauswertung: Auf Monatsbasis alle erfassten Stunden inkl. Überstundenberechnung auswerten
Buchungen / Einträge ändern oder löschen

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Mit der perfekten Übersicht macht die Teamarbeit richtig Spaß!

Social-Dashboard

Auf einen Blick sehen, wer aktuell anwesend ist. Ist z.B. „Homeoffice“ gebucht, weiß man, diese Person ist nur mobil erreichbar – ist Pause gebucht, erreicht man diese Person erst wieder am Arbeitsplatz, sobald im Anwesenheitsfeld der jeweilige Status blinkt.

Die Ansicht über Gruppen, Abteilungen oder Teams kann jede Person individuell frei wählen, ebenso zwischen der Ansicht „klassisch oder modern“. Wer das kennt, möchte nie mehr drauf verzichten.

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Individuelles Design: Auswahl zwischen „klassischem Design“ oder „modernem Design“. Das moderne Design kann zusätzlich im Vollbildmodus und mit Symbolen angezeigt werden
Gruppenauswahl: Die Ansicht kann auch für einzelne Gruppen, wie z.B. Abteilungen oder Teams selektiv eingestellt werden

Sichtbare Status: In dem Dashboard kann optional auch der Status Krank und Urlaub angezeigt werden. Die Status „Kommt“, „Geht“, „Dienstgang“ und „Homeoffice“ werden selbstverständlich ebenfalls angezeigt

Zusatzinformationen: Neben dem Geburtstag der User können für die Status „Kommt“, „Dienstgang“ und „Homeoffice“ individuelle Zusatzinformationen angezeigt werden – bei Dienstgang z.B. der Name des Kunden
Legende: Die Legende beschreibt mit Farbe und Symbol eindeutig den jeweiligen Status

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Desktopansicht des Social Dashboards mit der Anwesenheitsübersicht der Kollegen und Mitarbeiter. Die verschiedenen Status sind farbig zugeordnet, sodass auf den ersten Blick erkennbar ist, wer sich beispielsweise im Büro, im Homeoffice, in der Pause oder auf einem Dienstgang befinden. Die verschiedenen Status sind in Art und Farbe frei konfigurierbar. Durchwahlen und Geburtstage sind -wenn gewünscht- ebenfalls sichtbar.

Transparente Sicht auf alle eigenen Daten!

Persönliches Cockpit und Self Service

Mit dem persönlichen Cockpit hat jeder Mitarbeiter einen individuellen Bereich und damit die perfekte Übersicht über seine relevanten Informationen.

Urlaubsanträge uns weitere Buchungen können angelegt, geändert oder storniert werden. Des Weiteren sind Buchungsrückverfolgungen für jeden Mitarbeiter einsehbar.

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Arbeitszeitkonto – inkl. Überstunden
Urlaubskonto – inkl. Resturlaub
Eigene Arbeitszeit - in Echtzeit
COVID-19 – 3G Status
Übersicht administrativer ToDo’s

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Einfacher und übersichtlicher war Urlaubsplanung noch nie!

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung

Im Urlaubskalender ganz einfach einen digitalen Urlaubsantrag stellen und schauen, wann die Mitarbeiter Urlaub haben.
Damit wird die Urlaubsplanung innerhalb des Unternehmens stark vereinfacht und der gesamte Genehmigungsprozess beschleunigt.

Endlich perfekte Koordination und Abstimmung – kinderleicht.

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Urlaubsanträge sowie Abwesenheiten anlegen/ändern/löschen
Abwesenheitstypen frei auswählbar
Option: Vertreter wählbar
E-Mail-Benachrichtigung: Alle Teilnehmer erhalten eine E-Mail bei Abwesenheitstagen die erstellt, geändert oder gelöscht wurden
Legende: Die Legende beschreibt anhand von Farben eindeutig die jeweiligen Termineigenschaften
Kalenderansicht: Die Ansicht kann über alle User oder nur auf einen User eingestellt werden

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Egal für welche Branche – wir haben die Lösung!

Individuelle Zeitmodelle

TimeTracking ist so individuell wie die Arbeitswelt selbst. Ob Teilzeit, Home-Office oder wechselnde Einsatzorte, jegliche Modelle können unternehmensweit und mitarbeiterbezogen eingesetzt werden.
Monats-/Wochen- oder tagesbasierte Modelle sind ebenso selbstverständlich wie schichtbasierte Zeitmodelle mit individuellen Pausenmodellen für eine automatisierte Schichterkennung.

Das Buchungssystem prüft „Just-in-Time“, ob die getätigten Buchungen auf Basis der Zeitmodelle korrekt sind, und verrechnet die Zeiten umgehend mit einem Zeitkonto. Notwendige Korrekturen sind direkt sichtbar, die vom Mitarbeiter selbst oder einer Prüfinstanz behoben werden können.

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Gesetzliche und individuelle Pausenberechnung
Beliebig viele Zeitmodelle
Option: Vertreter wählbar
Monats- / Wochen- oder tagesbasierte Modelle
Schichtbasierte Zeitmodelle

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Auf den ersten Blick den aktuellen Status erkennen!

Zeitkonten- / Überstunden-Ampel

Mit TimeTracking behält man den Überblick, dass die Stunden sowohl im Plus- als auch im Minusbereich nicht ausufern. Hierzu setzt TimeTracking Ampelkonten ein.

Ampelkonten sind Arbeitszeitkonten, die die Arbeitszeiten filtern, die außerhalb des vereinbarten Rahmens liegen, sowohl im Plus- als auch im Minusbereich.
Hier werden die verschiedenen Status, so wie bei einer Verkehrsampel, in die Phasen, grün, gelb und rot unterteilt.

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Ampelphasen individuell konfigurierbar
Warnungen können zusätzlich per E-Mail versendet werden
In der roten Phase drohen die Stunden auszuufern – das bedeutet dringenden Handlungsbedarf
In der gelben Phase liegen die Stunden außerhalb des vorgegebenen Rahmens
In der grünen Phase bewegen sich die Stunden im vorgegebenen Rahmen

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Direkt errechnet – sofort kalkuliert!

Zuschlagsbewertung

Immer aktuell Dank Just-in-Time-Kalkulation.

Erfasste Arbeitszeitbuchungen werden automatisiert und Just-In-Time auf Basis komplexer Regelwerke auf standardisierte und individuelle Zeitarten aufgeteilt.

Beim Export der bewerteten Zeiten erfolgt das Abbilden der Zeitarten auf individuelle Lohnarten und Kostenstellen.

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Standard-Regelwerke inklusive (Nacht-, Sonn und Feiertage / Spezifische Sondertage)
Individuelle Regelwerke abbildbar
Individuelle Export-Schnittstelle
Integration mit Fremdsystemen

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Einfache Planung und größte Flexibilität bei maximaler Übersicht!

Schicht- und Dienstplanung

Teams in beliebiger Größe tages- oder zeitbasiert perfekt planen.

Die Schicht- und Dienstplanung bietet die vollständige Integration mit dem Feiertags- und Abwesenheitskalender. Ein Soll-/Ist-Abgleich garantiert eine bedarfsgerechte Planung der Mitarbeiter.

Dank einer optimierten Bedienerführung können Dienste sekundenschnell eingelastet werden. Die Unterteilung der Teams in Schichtgruppen vereinfacht zudem die Übersicht.

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Branchenunabhängige Lösung
Tag- und Zeitbasierte Planung
Früh-, Spät-, Nacht- und Tagschichten
Frei-, Bring- und Dispo/Flexi-Schichten
Schichtgruppen-basierte Soll-Vorgaben
Schichttausch über Self-Service-Portal

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Einmal justiert – immer das korrekte Zeitmodell!

Automatisierte Schichterkennung

Die außerordentlichen Anforderungen der Schichtarbeit werden von TimeTracking im speziellen Maße unterstützt.

Die automatisierte Schichterkennung wählt auf Basis der Buchungen immer das korrekte Zeitmodell aus und justiert bei Bedarf die bewertete Arbeitszeit.

Die Schichterkennung kann problemlos mit teil- oder vollkontinuierlichen Schichtmodellen umgehen.

Unterwegs oder vor Ort Aufträge unkompliziert erfassen!

Leistungserfassung mit Budget-Kontrolle

Die integrierte Leistungserfassung ist die perfekte Ergänzung in TimeTracking.

Die Pflege von Dienstleistungen und Aufwänden auf Minutenbasis wird zum Kinderspiel. Die direkte Zuordnung auf kundenbasierte Aufträge und Projekte erlaubt die direkte Verrechnung mit optionalen Budgets. Mit individuellen Stundensatz-Modellen können jegliche Zuschlagsmodelle abgebildet werden.

Umfangreiche Auswertungen geben jederzeit einen Überblick über verbrauchte Budgets und getätigte Leistungen. Ob Sammelabrechnung auf Kundenbasis oder individuelle Leistungsscheine, so einfach war die Abrechnung und Übergabe an die Faktura noch nie.

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Leistungen erfassen: Zeiten / Dauer, Betreff und Beschreibung, Leistung einem Kunden zuordnen

Leistungen kennzeichnen: Auswahl, ob eine Leistung „berechenbar“ ist und ob diese bei einem Kunden „vor Ort“ absolviert wurde (inkl. Kilometer-Eingabe)
Ansicht der Leistungen: Die eigene Leistungsliste in den Zeiträumen Tag, Woche, Monat einsehen
Leistungsauswertung: Auf Monatsbasis alle erfassten Leistungen auswerten und in Leistungsscheine / Stundenbelege übernehmen
Leistungen / Einträge ändern und löschen

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Termine, Meetings…Alles im Überblick!

Planungskalender

Der Planungskalender – die perfekte Ergänzung zur Zeiterfassung.

Einfach im Planungskalender alle Schichten, Kunden- und Auswärtstermine planen.

Damit schafft man Übersicht über Gruppen, Teams oder auch ganze Abteilungen.

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Kalendereinträge anlegen, ändern und löschen
Mehrere Teilnehmer pro Termin angeben
Termin als „privat“ kennzeichnen: Der Inhalt dieses Termins wird nur dem jeweiligen User angezeigt
Email-Benachrichtigung: alle Teilnehmer erhalten eine Email bei Termin-Anlage /-Änderung /-Löschung
In der Email-Benachrichtigung enthaltene .ics-Dateien können in andere Kalender importiert werden
Kalenderansichten: Die Ansicht kann über alle User oder selektiv für Gruppen, wie z.B. Abteilungen oder Teams eingestellt werden. Weiterhin ist die Ansicht für einzelne User möglich

Legende: Die Legende beschreibt anhand von Farben eindeutig die jeweilige Termineigenschaft

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Ansicht des Planungskalenders in der Desktopansicht. In dem Planungskalender sind sowohl berufliche Termine, als auch private Termine (als Privat gekennzeichnet) sichtbar. Auch hier sind die verschiedenen Arten der Termine farblich gekennzeichnet. Es entsteht eine direkte Übersicht aller Termine und den damit verbundenen Verfügbarkeiten.

Zahlen, Daten, Fakten – auf Knopfdruck!

Umfangreiches Reporting

Zahlen, Daten, Fakten – auf Knopfdruck – Auswertungen und Berichte sind ebenso wichtig wie die Arbeitszeitbuchungen selbst.

TimeTracking bietet an allen relevanten Stellen eine Berichtsfunktion an, mit der auf einfachste Art und Weise Auswertungen erstellt werden können.

Die Bereitstellung im PDF-Format erlaubt ein unkompliziertes Drucken, die digitale Ablage und/oder den digitalen Versand.

Zum Report-Katalog gehören u.a. folgende Berichte:

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Monatsbericht Komprimierte Darstellung eines Monats pro Mitarbeiter und dessen Arbeitszeiten inkl. Soll/Ist + Überstunden und Abwesenheiten/Feiertage
Abwesenheitsbericht Summierte Übersicht aller Abwesenheiten für einen gewählten Mitarbeiterkreis
Resturlaubsbericht Summierte Übersicht aller verbrauchten und geplanten Urlaube per Stichtag

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Ansicht eines Arbeitszeitreports aufgeteilt in Wochen, Tage, Arbeitsbeginn und -Ende, Pausenzeiten, Soll- und Differenzzeiten. Mit Summierungen pro Woche und pro Monat.

Feingranulare Rechtesteuerung

Ausgeprägtes Rollen- und Rechtesystem
TimeTracking beinhaltet ein sehr ausgeprägtes und tiefgreifendes Rollen- und Rechte-System. Der Zugriff auf administrative und nicht administrative Funktionen lässt sich sehr zielgerichtet, sowohl auf Team- als auch auf Mitarbeiterebene vergeben. Zugriffe auf praktisch jede einzelne Funktion lassen sich mittels Rechtevergabe steuern.

Wer darf WAS für WEN?
Als besonderes Highlight kann zudem spezifiziert werden, welcher Mitarbeiter welche Rechte auf die Daten eines anderen Mitarbeiters besitzt. So kann z.B. ein Mitarbeiter die Urlaubsanträge einer bestimmten Personengruppe bearbeiten und ein anderer Mitarbeiter die Urlaubskonten einsehen und auswerten. Jegliche gewünschten Konstellationen sind einfach und eindeutig umsetzbar.

Integrierte Vertretungssteuerung
Administrative Berechtigungen können bei Abwesenheit über die integrierte Vertretersteuerung an andere Personen befristet vergeben werden. Somit können die administrativen Tätigkeiten ohne einen expliziten Eingriff in die Rechtestruktur jederzeit sichergestellt werden.

Ansicht eines Arbeitszeitreports aufgeteilt in Wochen, Tage, Arbeitsbeginn und -Ende, Pausenzeiten, Soll- und Differenzzeiten. Mit Summierungen pro Woche und pro Monat.

Zeiterfassung 4.0!

KI-gestützte Buchungskontrolle

Anhand von KI-Prognosen, basierend auf Buchungsgewohnheiten, gehören in TimeTracking vergessene Kommt- oder Geht-Buchungen endlich der Vergangenheit an.

Bei Buchungsausfällen gibt es auf Wunsch eine zeitnahe Information mittels Push-Benachrichtigung oder per E-Mail. Das hilft die Buchungsqualität erheblich zu steigern.

Ein Mehrwert für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

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Zeitnahe Benachrichtigung per Push-Benachrichtigung oder per E-Mail
Vermeidung von Nachbuchungen und Korrekturen
Entlastung der HR-Abteilung
Steigert die Mitarbeiterzufriedenheit

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Desktopansicht des Social Dashboards mit der Anwesenheitsübersicht der Kollegen und Mitarbeiter. Die verschiedenen Status sind farbig zugeordnet, sodass auf den ersten Blick erkennbar ist, wer sich beispielsweise im Büro, im Homeoffice, in der Pause oder auf einem Dienstgang befinden. Die verschiedenen Status sind in Art und Farbe frei konfigurierbar. Durchwahlen und Geburtstage sind -wenn gewünscht- ebenfalls sichtbar.
Neues Meldeverfahren – einfache Handhabung!

Digitale Krankmeldung – eAU

Sie ersetzt in TimeTracking die Prozesse, die bisher auf dem “gelben Schein” basierten.

Die neuen eAU-Vorgaben können mit TimeTracking, als zentrale Meldestelle für Krankmeldungen (für GKV- und Privat-Versicherte), kinderleicht umgesetzt werden.

Einlastung
Krankmeldungen können, je nach Meldeweg, vom Mitarbeiter, vom Vorgesetzten oder von der HR-Abteilung in TimeTracking eingelastet werden.

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Erfassung via Browser oder Smartphone
Dokumente und Bilder optional
Direkte Information der betroffenen Stellen via E-Mail und Push-Benachrichtigung
Individuelle Export-Schnittstelle

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Desktopansicht des Social Dashboards mit der Anwesenheitsübersicht der Kollegen und Mitarbeiter. Die verschiedenen Status sind farbig zugeordnet, sodass auf den ersten Blick erkennbar ist, wer sich beispielsweise im Büro, im Homeoffice, in der Pause oder auf einem Dienstgang befinden. Die verschiedenen Status sind in Art und Farbe frei konfigurierbar. Durchwahlen und Geburtstage sind -wenn gewünscht- ebenfalls sichtbar.

CoV-2 Nachweise

Wer ist 3G-konform? Behalten Sie den Überblick!
Mit TimeTracking jederzeit den 3G-Status aller Mitarbeiter im Blick behalten, ganz gleich ob geimpft, genesen oder getestet.

Einfache Hinterlegung der Zertifikate
Erfassung der Zertifikate erfolgt fälschungssicher mittels QR-Code von jedem Mitarbeiter selbst im Self-Service. Selbstverständlich wird das Ablaufdatum bei Genesenen- und Testzertifikaten berücksichtigt.

Zentrale Übersicht
Über eine zentrale Ansicht kann der Status aller Mitarbeiter eingesehen werden, ob sie 2G, 2G+ oder 3G-konform sind.

Ansicht eines Arbeitszeitreports aufgeteilt in Wochen, Tage, Arbeitsbeginn und -Ende, Pausenzeiten, Soll- und Differenzzeiten. Mit Summierungen pro Woche und pro Monat.
Immer direkt im Zugriff!

Integrierte Stoppuhr

Mit einem Klick für ein oder mehrere Tätigkeiten die Zeit stoppen. So können Aufwände für z.B. Telefonate oder Projekte dokumentiert werden.

Die Zeit kann jederzeit angehalten und wieder fortgesetzt werden. Zeiten können automatisch in die Leistungserfassung übernommen werden.

Nichts wird mehr vergessen.

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Beliebig viele Stoppuhren, parallel nutzbar
Stoppuhren starten, jederzeit anhalten und fortsetzen
Übernahme der gestoppten Zeiten in eine neue Leistung

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Ansicht der Stoppuhr in TimeTracking online. Diese kann für Telefonate oder auch sonstige Termine genutzt werden. Zur Aufzeichnung kann direkt der Kunde hinzugefügt werden, sodass für die Abrechnung eine direkte Zuordnung besteht.
Komfortabel und transparent!

Administration

Die Administration ist einfach, flexibel und sicher aufgebaut.

Hier kann man auf einfachste Art und Weise Rechte vergeben und Zugriffe erlauben/einschränken.

So wenig wie möglich, so viel wie nötig.

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Unternehmensdaten verwalten
Mitarbeiterverwaltung: Mitarbeiter anlegen, ändern, löschen / Passwörter- und Pin-Verwaltung
Mitarbeitergruppen definieren
Rechte- und Rollen vergeben / zuordnen
Zeitmodelle anlegen
Feiertage anlegen
Kundenverwaltung
Offene Arbeitszeitbuchungen eines Users abschließen
Abwesenheitskalender mit Kennzeichnung Urlaub, Krank, Zeitausgleich, Urlaubswunsch (für Zeiträume, ganze oder halbe Tage)
Individuelle und auf das Unternehmen abgestimmte Leistungsscheine

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Ansicht einer Eingabemaske für die Buchung einer Abwesenheit wie beispielsweise Uralub, Krankheit oder Zeitausgleich mit Datum und bei Bedarf auch Kommentar.
Für den perfekten Workflow!

Exportschnittstellen

Für den perfekten Workflow!

Die erfassten Arbeitszeiten werden sicher und schnell für die Lohnbuchhaltung exportiert und für alle gängigen Lohn-und Gehaltsabrechnungssysteme bereitgestellt.

Von der Zeiterfassung bis hin zur Abrechnung – mit TimeTracking ein durchgängiger Workflow.

Export der Arbeitszeiten zu den gängigen Lohn-und Gehaltsabrechnungssystemen wie SAP, Datev, Diamant oder Varial

Ansicht einer Eingabemaske für die Buchung einer Abwesenheit wie beispielsweise Uralub, Krankheit oder Zeitausgleich mit Datum und bei Bedarf auch Kommentar.