Datenschutzerklärung für die Registrierung der Software „TimeTracking“

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1. Allgemeines

1.1. Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserer Software „TimeTracking“. Datenschutz hat bei uns einen besonders hohen Stellenwert. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Datenverarbeitung in unserem Unternehmen, soweit diese Datenverarbeitung auch Ihre Daten betrifft.

1.2. Sofern Sie zunächst eine Einführung in das Thema Datenschutz und allgemeine Informationen zu den in der Datenschutz-Grundverordnung verwendeten Begriffen wünschen, finden Sie beispielsweise auf dem Internetauftritt des Bundesdatenschutzbeauftragten, abrufbar unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Datenschutz/datenschutznode.html, eine Vielzahl weiterer Hinweise.

2. Informationen zum Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten

2.1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Herrmann & Lenz Solutions GmbH, Am Ziegelfeld 28, 51399 Burscheid. Weitere Informationen erhalten Sie auch auf unserer Webseite https://www.timetrackingonline.com.

2.2. Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte nach dem Datenschutzrecht (siehe Ziffer 6) erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten entweder postalisch unter Herrmann & Lenz Solutions GmbH, Am Ziegelfeld 28, 51399 Burscheid oder per E-Mail unter datenschutz@hl-solutions.de .

3. Datenverarbeitung im Rahmen der Registrierung

3.1. Wieso verarbeiten wir Ihre Daten? 

Sie können für Ihr Unternehmen, bzw. das Unternehmen für welches Sie tätig sind den Zugang zu unserer Software anfordern. In diesem Fall wird der Vertrag über die Nutzung ausschließlich zwischen dem Unternehmen, für das Sie tätig sind, und uns geschlossen. Dennoch verarbeiten wir personenbezogenen Daten von Ihnen, wenn Sie das Online-Formular zur Beantragung des Zugangs zum unternehmenseigenen Bereich von TimeTracking, ausfüllen.

3.2. Welche Daten verarbeiten wir wie?

Zur Registrierung bzw. Anforderung eines Unternehmenszugangs müssen Sie das Online-Formular auf unserer Webseite https://timetrackingonline.com/bereichanfordern/ ausfüllen. Dort müssen Sie neben unternehmensbezogenen Daten (wie z.B. der Firma) auch solche Daten angegeben, die als personenbezogene Daten zu qualifizieren sind. Das sind in diesem Falle: Ihr Vor und Zuname, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und Ihre geschäftliche Telefonnummer. Wir benötigen diese Daten, um mit Ihnen nach Beantragung des Softwarezugangs in Kontakt treten zu können und insbesondere, um Ihnen die Zugangsdaten zusenden zu können, sofern Ihr Unternehmen als zur Nutzung berechtigt eingestuft wird. Dafür verwenden wir hauptsächlich Ihre E-Mail-Adresse. Nur bei besonderen Rückfragen werden wir Sie unter Verwendung Ihrer Telefonnummer kontaktieren. Ihren Namen benötigen wir, da wir Sie als unseren Ansprechpartner gerne persönlich ansprechen möchten. Wir sind zu der Verarbeitung der vorgenannten Daten aufgrund unseres überwiegenden Interesses berechtigt, mit Ihnen aufgrund Ihrer Anfrage zu kommunizieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten

Die Bereitstellung der oben in Ziffer 3.2. genannten personenbezogenen Daten ist erforderlich, um das Registrierungsverfahren durchführen zu können. Sofern Sie uns bestimmte Daten nicht mitteilen besteht die Gefahr, dass eine Registrierung nicht erfolgreich ist.

5.      Speicherdauer Ihrer Daten

5.1. Sofern die Registrierung erfolgreich ist und Ihre Unternehmen mit der 30-tägigen Testphase startet, werden wir Ihre Daten speichern.

5.2. Ihre Daten bleiben dann zunächst für den Zeitraum der Testphase gespeichert (30 Tage).

5.3. Sollte Ihr Unternehmen die Nutzung der Software mit Beendigung der Testphase einstellen bzw. kündigen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, sofern wir diesbezüglich nicht gesetzlich zur weiteren Aufbewahrung verpflichtet sind. Im Falle einer solchen gesetzlichen Verpflichtung werden Ihre Daten für alle sonstigen Verarbeitungsprozesse gesperrt und dienen nur noch der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht.

5.4. Sollte Ihr Unternehmen die Nutzung der Software über die Testphase hinaus fortsetzen, so werden wir auch Ihre Daten weiterhin speichern. Ihre Daten werden dann gelöscht, wenn der Vertrag mit dem Unternehmen für das Sie arbeiten beendet wird, sofern wir diesbezüglich nicht gesetzlich zur weiteren Aufbewahrung verpflichtet sind. Im Falle einer solchen gesetzlichen Verpflichtung werden Ihre Daten für alle sonstigen Verarbeitungsprozesse gesperrt und dienen nur noch der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht.

6. Ihre Rechte

6.1. Ihre Rechte können Sie uns gegenüber jederzeit per Post an unsere oben in Ziffer 2.1. genannte Anschrift oder per E-Mail an die oben in Ziffer 2.2. genannte E-Mail-Adresse geltend machen.

6.2. Sie haben uns gegenüber hinsichtlich der Dich betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte:

Auskunftsrecht

Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Sofern dies der Fall ist, sind Sie nach Art. 15 DSGVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke,

Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) zu verlangen und eine Kopie dieser Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung Sie sind berechtigt, nach Art. 16 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
Recht auf Löschung Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die Sie betreffenden personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht allerdings dann nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.
Recht auf Datenübertragbarkeit Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sieht vor, dass Sie  bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen können, dass wir Ihnen – oder soweit technisch machbar einem von Ihnen benannten Dritten – die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermitteln.
Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie haben das Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), soweit wir Ihre Daten auf der Grundlage einer Interessenabwägung (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten.
Widerruf der Einwilligung Sofern wir die Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung vornehmen, können Sie jederzeit die zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Sofern Sie diese widerrufen, sind wir von diesem Moment an nicht mehr dazu berechtigt, Ihre Daten aufgrund dieser Einwilligung zu verarbeiten.


6.3.
Sie haben das Recht, sich bei Fragen oder Beschwerden hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Tel.: 0211 /38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail: Poststelle@Idi.nrw.de; www.ldi.nrw.de