Arbeitszeiterfassung ist bereits Pflicht in Deutschland

Die arbeitszeiterfassung pflicht ist in Deutschland keine zukünftige Idee, sondern bereits geltendes Recht. Grundlage sind das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18 sowie der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts BAG vom 13. September 2022 mit dem Aktenzeichen Az 1 ABR 22/21. Beide Entscheidungen verpflichten Arbeitgebende dazu, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzurichten und zu nutzen.

Die Pflicht umfasst die gesamte Arbeitszeit und nicht nur Überstunden. Erfasst werden müssen insbesondere Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten. Damit ist klar:

In Deutschland besteht eine verbindliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit, auch wenn der Gesetzgeber noch keine gesonderte Neuregelung im Arbeitszeitgesetz erlassen hat.

Warum viele glauben, dass die Arbeitszeiterfassung noch nicht Pflicht ist

Obwohl der Europäische Gerichtshof und das Bundesarbeitsgericht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eindeutig festgestellt haben, herrscht in vielen Betrieben weiterhin Unsicherheit. Ursache ist vor allem die Annahme, dass eine ausdrückliche Änderung des Arbeitszeitgesetzes notwendig sei, bevor eine verbindliche Pflicht entsteht. Da bislang keine neue gesetzliche Regelung in Kraft getreten ist, entsteht leicht der Eindruck, die Pflicht stehe noch aus.

In der öffentlichen Wahrnehmung verstärken mehrere Faktoren diese Fehleinschätzung:

• Es existiert bisher kein neues, speziell auf die Arbeitszeiterfassung ausgerichtetes Gesetz im Arbeitszeitgesetz.

• In Medien und Fachbeiträgen wird häufig über eine zukünftige „Reform der Arbeitszeiterfassung“ diskutiert, was nahelegt, die Verpflichtung sei noch nicht wirksam.

• Die Debatte konzentriert sich stark auf die technischen Details möglicher Lösungen, etwa digitale und elektronische Systeme, und weniger auf die bereits bestehende rechtliche Grundlage.

Diese Aspekte führen in der Praxis dazu, dass viele Organisationen die aktuelle Rechtslage unterschätzen und die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit als politisches Zukunftsthema betrachten. Tatsächlich handelt es sich jedoch bereits heute um eine verbindliche Vorgabe. Der Europäische Gerichtshof hat diese Verpflichtung im Jahr 2019 bestätigt, das Bundesarbeitsgericht im September 2022 erneut bekräftigt.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales weist ausdrücklich darauf hin, dass die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit bereits jetzt aus der Auslegung von § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz folgt. Die Dokumentation der Arbeitszeit ist damit keine zukünftige Reformmaßnahme, sondern bereits heute eine verbindliche arbeitsrechtliche Pflicht für Arbeitgebende.

Rechtliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassungspflicht

Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH)

Der Europäische Gerichtshof EUGH hat mit seinem Urteil des Europäischen Gerichtshof vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank SAE) entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. 

Der Gerichtshof fordert ein System, das

• objektiven verlässlichen und zugänglichen Kriterien entspricht,

• sicherstellt, dass die tatsächlich geleistete Arbeitszeit erfasst wird,

• die Überprüfung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten ermöglicht. 

Dieses Urteil des EuGH wird häufig als Stechuhr Urteil bezeichnet, weil es die Rückkehr zu einer systematischen und überprüfbaren Zeiterfassung verlangt. Es verpflichtet die Mitgliedstaaten, die nationale Rechtslage so auszugestalten, dass die täglich geleisteten Arbeitszeiten erfasst werden können. 

Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022

Das Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat diese europäische Vorgabe im September 2022 in deutsches Recht „hineingelesen“. Im Beschluss vom 13. September 2022, Az 1 ABR 22/21, stellte das Gericht fest, dass Arbeitgebende nach § 3 Abs 2 Nr 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit erfasst werden kann. 

Im Leitsatz heißt es, Arbeitgebende seien verpflichtet, „Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit“ zu erfassen. In den Gründen konkretisiert das Gericht, dass die Pflicht sich auf Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten einschließlich Überstunden bezieht. 

Damit ist klar: Die arbeitszeiterfassungspflicht folgt unmittelbar aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und bedarf keiner zusätzlichen Gesetzesänderung.

Klarstellung durch das BMAS

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bestätigt in seinen offiziellen FAQ zur Arbeitszeiterfassung, dass das BAG im Anschluss an das Urteil des EuGH die unionsrechtlichen Vorgaben bereits jetzt für verbindlich erklärt hat. Arbeitgebende seien nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem die von den Beschäftigten geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. 

Die Pflicht bezieht sich ausdrücklich auf die gesamte Arbeitszeit und nicht nur auf darüber hinausgehende Zeiten.

Was genau muss erfasst werden?

Inhalt der Arbeitszeiterfassung

Aus EuGH, BAG und BMAS ergibt sich, dass ein System zur Arbeitszeiterfassung mindestens Folgendes erfassen muss:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit

• Ende der täglichen Arbeitszeit

• Dauer der täglichen Arbeitszeit als Gesamtergebnis aus Beginn und Ende

• Überstunden

• Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen

• Zeiten, aus denen sich Ruhezeiten und Pausen ableiten lassen 

Damit sind die täglichen Arbeitszeiten umfassend zu dokumentieren. Die Dokumentation der Arbeitszeit muss so gestaltet sein, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wie lange gearbeitet wurde und ob die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten wurden.

Gesamte Arbeitszeit statt nur Überstunden

Das Arbeitszeitgesetz enthält bereits in § 16 ArbZG eine Aufzeichnungspflicht für bestimmte Konstellationen (zum Beispiel für Arbeitszeiten, die über acht Stunden werktäglich hinausgehen). 

Durch die unionsrechtskonforme Auslegung des ArbSchG folgt aber nun, dass die gesamte Arbeitszeit zu erfassen ist. Das BMAS betont, dass die Pflicht sich nicht nur auf Mehrarbeit erstreckt, sondern auf jede geleistete Arbeitsstunde. 

Damit ist die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit deutlich umfassender, als es früher vielfach angenommen wurde.

Konkrete Ausgestaltung von Zeiterfassungssystemen

Anforderungen an das System

Aus dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs und dem Beschluss des BAG ergibt sich, dass ein System

• die geleistete Arbeitszeit zuverlässig erfasst,

• objektiv und überprüfbar ist,

• für Beschäftigte zugänglich ist,

• die Kontrolle von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten ermöglicht. 

Diese Vorgaben entsprechen dem vom EuGH geforderten Standard eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems.

Mögliche technische Lösungen

Der Gesetzgeber schreibt bisher keine bestimmte Technik vor. In der Praxis kommen verschiedene Formen vor:

• manuelle Aufzeichnungen auf Papier

• klassische Stechuhr und Terminalgeräte

• elektronischen Zeiterfassung über stationäre Geräte

• digitale Zeiterfassung per Weboberfläche oder mobile App

Öffentliche Stellen und Fachinformationen machen deutlich, dass sowohl analoge als auch digitale Systeme zulässig sind, solange sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen und die gesamte Arbeitszeit verlässlich dokumentieren. 

Timetracking Online bietet eine digitale Lösung zur Arbeitszeiterfassung, die sich an den aktuellen rechtlichen Vorgaben orientiert. Das System ist intuitiv nutzbar, modular erweiterbar und lässt sich problemlos in bestehende Abläufe integrieren. Durch ein transparentes Preismodell pro Nutzer bleibt der Einsatz wirtschaftlich überschaubar.

Wer ist von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betroffen?

Beschäftigte im Anwendungsbereich des ArbZG

Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Beschäftigten, die dem Arbeitszeitgesetz unterliegen. Das betrifft die überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland. 

Erfasst sind zum Beispiel

• Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte,

• Beschäftigte in Schicht- und Gleitzeitmodellen,

• Beschäftigte im Homeoffice und in mobiler Arbeit. 

Leitende Angestellte

Die Situation ist differenziert für leitende Angestellte. In der Analyse zur sogenannten Zeiterfassungsentscheidung hebt eine große Wirtschaftskanzlei hervor, dass die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit nach BAG zunächst für Arbeitnehmer im Sinne von § 5 Abs. 1 BetrVG gilt und die Rechtslage für leitende Angestellte nicht abschließend geklärt ist. 

Es wird angedeutet, dass Arbeitgebende für leitende Angestellte möglicherweise kein System zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen. Klarheit soll hier der Gesetzgeber schaffen. Aus Arbeitsschutz- und Compliance-Sicht kann aber auch in diesen Fällen eine freiwillige Dokumentation der Arbeitszeit sinnvoll sein.

Auswirkungen auf Arbeitszeitmodelle und Arbeitsformen

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit ermöglicht eine weitgehend selbstorganisierte Tagesgestaltung.

Die Rechtsprechung erklärt dieses Modell nicht für unzulässig, aber:

• die gesamte Arbeitszeit muss erfasst werden,

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert sein,

• das Vertrauen ersetzt keine Zeiterfassung.

Damit bleibt die Selbstorganisation bestehen, jedoch ergänzt durch eine vollständige Dokumentation der Arbeitszeit.

Gleitzeit

Gleitzeit erlaubt flexible Start- und Endzeiten. Die Srbeitszeiterfassungspflicht gilt auch hier in vollem Umfang.

Erfasst werden müssen:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit,

• Ende der täglichen Arbeitszeit,

• Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Die Flexibilität der Gleitzeit bleibt erhalten, wird jedoch durch ein transparentes Erfassungssystem begleitet.

Schichtarbeit

In Schichtsystemen ist die Einhaltung gesetzlicher Ruhezeiten besonders wichtig.

Die Arbeitszeiterfassung stellt sicher, dass:

• Schichtpläne und tatsächliche Arbeitszeiten übereinstimmen,

• gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden,

• gesundheitliche Schutzvorgaben umgesetzt werden.

Eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit ist daher fester Bestandteil sicherer Schichtplanung.

Auswirkungen auf Arbeitsformen

Homeoffice / Mobiles Arbeiten

Homeoffice ist kein Arbeitszeitmodell, sondern ein Arbeitsort. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt demnach trotzdem vollständig.

Besonders geeignet sind:

• digitale Zeiterfassungssysteme,

• mobile Apps,

• browserbasierte Lösungen.

Damit lässt sich die gesamte Arbeitszeit zuverlässig dokumentieren, auch wenn Arbeitsorte wechseln. Digitale Systeme ermöglichen eine rechtskonforme Erfassung direkt unterwegs.

Sanktionen und Risiken bei Verstößen

Öffentlich-rechtliche Bußgelder

• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält unter § 22 ArbZG Bußgeldvorschriften für Verstöße gegen bestimmte Arbeitszeit- und Aufzeichnungs-pflichten.

• Allerdings entsteht ein Bußgeldrisiko für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht automatisch durch das Fehlen eines Systems. Vielmehr muss eine Anordnung der Aufsichtsbehörde bestehen, z. B. auf Grundlage von § 22 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 ArbSchG. Das Verwaltungsgericht Hamburg (Az. 15 K 964/24) hat bestätigt, dass eine solche Anordnung für die Durchsetzung möglich ist.

• Kommt ein Arbeitgeber einer solchen behördlichen Anordnung zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nicht nach, können Bußgelder bis 30.000 Euro drohen.

Zivil- und betriebliche Risiken

• Wurde eine elektronischen zeiterfassung nicht oder unvollständig geführt, kann die Beweisführung in Überstundenprozessen erschwert sein. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im Urteil 5 AZR 51/24 entschieden, dass ein automatischer Pausenabzug nicht als Nachweis dafür genügt, dass Pausen tatsächlich genommen wurden.

• Nicht dokumentierte oder fehlende Dokumentation der Arbeitszeit kann dazu führen, dass nicht genommene Pausen als vergütungspflichtige Arbeitszeit gelten.

• Weitere Risiken umfassen:

  • Streitigkeiten über Überstundenvergütung bei fehlender oder lückenhafter Zeiterfassung

  • Beweisprobleme in arbeitsgerichtlichen Verfahren

  • Konflikte mit Betriebsräten

  • Reputationsschäden bei bekannt gewordenen Verstößen

Eine sorgfältige Erfassung der gesamten Arbeitszeit ist somit nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch ein elementares Instrument zur Risikominimierung in Unternehmen.

Umsetzung in der Praxis

Bestandsaufnahme

Zu Beginn der Umsetzung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung empfiehlt sich eine strukturierte Bestandsaufnahme:

• Welche Systeme zur Arbeitszeiterfassung existieren bereits?

• Werden alle täglichen Arbeitszeiten tatsächlich erfasst?

• Gibt es Lücken, etwa bei mobiler Arbeit oder im Homeoffice?

• Entspricht das System den Anforderungen aus EuGH und BAG? 

Auswahl und Einführung eines Systems

Auf Grundlage dieser Analyse kann ein System gewählt werden, das

• die geleistete Arbeitszeit erfasst,

• rechtssicher dokumentiert,

• für alle Beschäftigten handhabbar ist,

• Datenschutzvorgaben erfüllt.

Das kann eine einfache Lösung auf Papier oder eine professionelle elektronischen Zeiterfassung wie TimeTracking sein. In vielen Fällen bietet eine digitale Zeiterfassung Vorteile, insbesondere bei verteilten Teams. 

Das BAG hat klargestellt, dass aufgrund der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kein Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines bestimmten elektronischen Systems besteht. Gleichwohl besteht Mitbestimmung bei der konkreten Ausgestaltung. 

Schulung und Kontrolle

Nach Einführung des Systems sind klare interne Regelungen wichtig:

• Dokumentation, wie die Arbeitszeit zu erfassen ist

• Schulung der Beschäftigten

• Regelmäßige Überprüfung der erfassten Daten

• Anpassung der Prozesse bei neuen rechtlichen oder technischen Entwicklungen 

Was dies für Unternehmen bedeutet

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht in Deutschland bereits heute.

• Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs C-55/18 verpflichtet die Mitgliedstaaten, ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzuführen, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. 

• Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts BAG vom 13. september 2022, Az 1 ABR 22/21, leitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG eine Pflicht der Arbeitgebenden ab, ein System einzuführen, mit dem die von den Beschäftigten geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. 

• Das BMAS bestätigt in seinen FAQ, dass die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen ist und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits heute gilt. 

Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Pflicht betrifft nahezu alle Beschäftigtengruppen und alle gängigen Arbeitszeitmodelle, von Gleitzeit über Schichtarbeit bis hin zu Homeoffice und mobiler Arbeit.

Damit ist klar: Die Arbeitszeiterfassung ist bereits Pflicht in Deutschland, und eine saubere dokumentation der arbeitszeit ist heute ein unverzichtbarer Bestandteil moderner und rechtssicherer Arbeitsorganisation.